Quali sono i documenti obbligatori per le srl?

Per legge le srl devono dotarsi di documenti obbligatori che costituiscono strumenti di controllo da parte di soggetti terzi quali il Fisco, le banche e i fornitori.

Quali sono i documenti obbligatori per le srl?

Per legge le srl devono dotarsi di documenti obbligatori che costituiscono strumenti di controllo da parte di soggetti terzi quali il Fisco, le banche e i fornitori.

I documenti obbligatori nelle srl. Ecco una veloce tabella.

Per quanto riguarda il libro dei soci, per effetto della L. N. 2/2009, che ha modificato gli articoli 2470 e seguenti del c. C. Eliminando, per le srl, il libro dei soci (e di conseguenza dell’elenco soci annuale da depositare al registro delle imprese), questo documento non è più obbligatorio per le srl costituite dopo il 2009. Resta obbligatorio per le srl costituite prima del 31. 03. 2009.

Conseguenze della irregolare o mancata tenuta dei libri contabili obbligatori nelle srl

L’omessa o irregolare tenuta dei documenti obbligatori è causa di tre tipologie di conseguenze:

1.     conseguenze civilistiche: l’imprenditore commerciale che non tiene regolarmente le scritture contabili ed i libri obbligatori “non può utilizzarle come mezzo di prova a suo favore” così come previsto dagli articoli 2709-2710-2711 del c. C. I libri e le scritture contabili possono costituire prova, a favore dell’imprenditore, solo nei rapporti fra imprenditori inerenti all’esercizio dell’impresa e purché siano bollati, numerati e conservati, secondo le modalità di legge;

2.     conseguenze tributarie: irrogazione di sanzioni amministrative che variano a seconda del tipo di irregolarità considerata. La sanzione pecuniaria può arrivare a €8. 000;

3.     conseguenze penali: dal punto di vista penale la mancata e/o irregolare conservazione dei libri e delle scritture contabili viene equiparata dalla legge all’occultamento o distruzione della contabilità, in particolare quando non consente la rendicontazione dei redditi e del volume d’affari ai fini IVA. La pena prevista in questa fattispecie può variare dai 6 mesi ai 5 anni così come previsto dall’articolo 10 del D. Lgs. 74/2000

La bollatura dei libri sociali: l’obbligo di vidimazione e le sanzioni

La vidimazione è obbligatoria per i libri sociali.

Per gli altri libri contabili obbligatori (libro giornale e libro degli inventari) e quelli previsti dalle norme fiscali (registri Iva, registro beni ammortizzabili, ecc. ) non è previsto l’obbligo di vidimazione (art. 8 della Legge n. 383 del 18/10/2001). La vidimazione è facoltativa. In particolare:

–  per i libri contabili resta obbligatorio: 1. La numerazione progressiva delle pagine dei libri dal soggetto obbligato alla tenuta delle stesse; 2. Il pagamento dell’imposta di bollo al momento del primo utilizzo. Pagare l’imposta è molto semplice: basta applicare una marca da bollo sull’ultima pagina del libro;

–  per tutti i libri e registri previsti esclusivamente dalla normativa fiscale, la numerazione progressiva, da apporre alla messa in uso del registro, rimane l’unico adempimento da soddisfare.

Cos’è la vidimazione dei libri sociali?

La vidimazione dei libri sociali di una SRL è un adempimento che si divide in tre diverse operazioni:

–  bollatura dei libri ossia il pagamento di un’imposta di bollo (da pagare online, mediante F23 o tramite l’acquisto delle marche da bollo). Il procedimento di bollatura consiste nel conteggio e numerazione progressiva di tutte le pagine che compongono il libro sociale, cui segue il pagamento dell’imposta di bollo da €16 per ogni 100 pagine o frazioni di 100. Ad esempio, se il libro ha 217 pagine bisognerà pagare €16×3=€48 di imposta di bollo;

– la vidimazione vera e propria che consiste nel “marcare” ogni pagina dei libri con un timbro. Questa operazione viene svolta da un notaio o da un funzionario della camera di commercio, per attestare l’autenticità del documento e impedirne future alterazioni, in modo che queste non possano essere sostituite o invertite di ordine;

– pagamento di una tassa di concessione governativa obbligatoria.

Bollatura e vidimazione si devono effettuare la prima volta immediatamente dopo la costituzione della società e successivamente ogni volta che si esauriscono le pagine disponibili del libro che già si possiede.

La tassa di concessione governativa, invece, deve essere versata ogni anno entro il 16 di marzo.

Quanto e come si paga la tassa di concessione governativa? La tassa è di importo pari a:

– € 309,87, se il capitale sociale o il fondo di dotazione a tale data è di importo non superiore a € 516. 456,90; – € 516,46 se il capitale sociale o il fondo di dotazione è di importo superiore a € 516. 456,90.

La data di riferimento per quantificare il capitale sociale o il fondo di dotazione è il 1° gennaio dell’anno per il quale il versamento viene eseguito. Inoltre, il versamento prescinde dal numero dei libri o registri tenuti e delle relative pagine.

Le modalità di pagamento sono le seguenti:

– solo per il primo anno di attività bisogna utilizzare il bollettino per fare il versamento sul conto corrente postale 6007 intestato all’Agenzia delle Entrate, Centro Operativo di Pescara, Bollatura numerazione libri sociali; il pagamento va fatto prima che si presenti la dichiarazione di inizio attività ai fini IVA;

– negli anni successivi il pagamento va fatto (esclusivamente in modalità telematica) entro il 16 marzo utilizzando il modello F24 utilizzando il codice tributo 7085 ed indicando l’importo e l’anno di riferimento.

Le sanzioni per la vidimazione tardiva

Per l’omesso versamento della tassa annuale (codice tributo 7085) è applicata una sanzione amministrativa corrispondente dal 100% al 200% della tassa medesima e, in ogni caso, non inferiore a 103 euro.

Tramite ravvedimento operoso è possibile regolarizzare il pagamento. è consigliabile regolarizzare quanto prima il pagamento, per ridurre al minimo le sanzioni.

Pertanto, se si considera la sanzione dal 100% al 200% della tassa, in caso di ravvedimento operoso la sanzione si riduce al:

10% (1/10 del 100%), nel caso in cui il versamento sia eseguito entro 30 giorni dalla scadenza;
12,5% (1/8 del 100%), nel caso in cui il versamento sia eseguito oltre i 30 giorni dalla scadenza, ma entro 1 anno.

Si ricorda che diversamente dagli altri tributi, il ravvedimento operoso della tassa vidimazione libri sociali è atipico in quanto:

la tassa annuale maggiorata degli interessi deve essere versata mediante il modello F24, indicando il codice tributo “7085” e l’anno di riferimento 2022;

la sanzione deve essere versata mediante modello F23, riportando nel campo 6, il codice ufficio “RCC”;  nel campo 9: la causale “SZ”; e nel campo 11, il codice tributo “678T – Sanzione pecuniaria tasse sulle CC. GG“.

Anche per la tassa annuale vidimazione libri sociali, come per tutte le imposte e tasse, la deducibilità fiscale ai fini del reddito d’impresa avverrà nel periodo di imposta del pagamento. Il tributo è deducibile anche ai fini IRAP con le regole proprie di tale imposta.

 Di seguito la guida pratica della Camera di Commercio di Roma.