Il registro del titolare effettivo e i suoi effetti sulla riservatezza

Cos’è?

In seguito alle modifiche previste dal d. lgs. 125/2019, l’art. 21 comma 1 del Decreto antiriciclaggio (d. lgs. 231/2007) ha istituito il registro del titolare effettivo, che sarà attivo entro fine anno e al quale dovranno essere comunicate in via telematica le informazioni relative ai titolari effettivi, da inserirsi in una apposita sezione del Registro delle Imprese.

Chi sono i titolari effettivi?

Il titolare effettivo è sempre una persona fisica. L’art. 20 del d. lgs. 231/2007 stabilisce che il titolare effettivo di clienti diversi dalle persone fisiche coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente ovvero il relativo controllo, secondo i criteri di cui al medesimo articolo.

Chi deve presentare e firmare la comunicazione?

L’obbligo di presentare la comunicazione della titolarità effettiva per la sua iscrizione al registro è attribuito a:

• imprese dotate di personalità giuridica, cioè le società di capitali (S.R.L., S.P.A., S.A.P.A., Soc. coop.);
• persone giuridiche private iscritte nel registro regionale delle persone giuridiche private, nel RUNTS o nei registri prefettizi;
• trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e gli istituti giuridici affini (mandati fiduciari).

La comunicazione dovrà essere firmata digitalmente da:

• gli amministratori per le società di capitali;
• il fondatore i soggetti cui è attribuita la legale rappresentanza e l’amministrazione per le persone giuridiche private;
• i fiduciari e gli altri soggetti indicati dall’art. 21 comma 3 del d. lgs. 231/2007 per i trust e gli istituti giuridici affini.

Come procedere alla comunicazione

La comunicazione del titolare effettivo è resa mediante autodichiarazione e non è consentito il conferimento dell’incarico ad altri, neanche professionisti, i quali possono procedere esclusivamente alla trasmissione telematica delle pratiche. Pertanto, i soggetti obbligati dovranno munirsi di firma digitale.
Le pratiche devono essere inviate attraverso la Comunicazione Unica, tramite l’ambiente di compilazione DIRE (o software di terze parti) e esclusivamente con nuovo modello base TE, il quale può essere utilizzato solo per la comunicazione del titolare effettivo e non può contenere altri adempimenti contestuali al RI o essere destinato ad altri enti (AdE, Inail, Inps, Suap).
Nella pratica vanno indicate le informazioni su eventuali controinteressati alla consultazione e/o all’accesso.

Dati da comunicare
Le imprese con personalità giuridica dovranno comunicare:

• entità della partecipazione al capitale;
• modalità di esercizio del controllo;
• poteri di rappresentanza legale, amministrazione e direzione.

Le persone giuridiche private dovranno comunicare:

• dati anagrafici;
• codice fiscale;
• denominazione dell’ente;
• sede legale o amministrativa;
• indirizzo PEC.

I Trust e gli istituti giuridici affini dovranno comunicare:

• codice fiscale;
• denominazione del trust o dell’istituto giuridico affine;
• data, luogo e dati sull’atto di costituzione del trust o istituto giuridico.

Termini, adempimenti e sanzioni

Dalla data di pubblicazione del decreto di avvio dell’operatività del sistema in Gazzetta Ufficiale, i soggetti già costituiti avranno 60 gg di tempo per inviare la relativa comunicazione, pena sanzione amministrativa da euro 103,00 a euro 1.032,00 (art. 2630 c.c.).
Per le società (srl, spa, saa e cooperative) e le P.G.P. costituite dopo la pubblicazione del decreto di avvio dell’operatività del sistema, il termine di presentazione è 30 giorni dall’iscrizione nel registro (RI, Registro P.G.P. Regione Lombardia, RUNTS, Prefettura), a prescindere dal termine che verrà stabilito come primo popolamento. Invece, per i Trust e gli istituti giuridici affini, il termine di presentazione è di 30 giorni dalla costituzione, sempre a prescindere dal termine che verrà stabilito per il primo popolamento. In caso di deposito oltre i 30 giorni il soggetto verrà sanzionato.

A regime, ogni volta che il titolare effettivo viene modificato deve essere presentata la pratica di modifica entro 30 giorni dall’atto che dà luogo alla variazione. In caso di deposito oltre i 30 giorni il soggetto verrà sanzionato.

Ogni anno, gli stessi soggetti devono comunicare la conferma dei dati e delle informazioni, entro dodici mesi dalla data della prima comunicazione o dall’ultima comunicazione di variazione. Le imprese dotate di personalità giuridica possono effettuare il deposito in occasione del deposito del bilancio annuale.

In caso di falsa comunicazione dei dati è prevista una sanzione di natura penale che prevede la reclusione da sei mesi a tre anni, nonché una multa da euro 10.000,00 a euro 30.000.

Chi può consultarlo?

Il registro del titolare effettivo è consultabile da:

• le Autorità di cui all’art. 21 commi 2 lettere a), b), c) e d) e 4 lettere a), b) , c) del decreto antiriciclaggio, le quali accedono ai dati e alle informazioni presenti nella sezione autonoma e speciale;
• i soggetti obbligati all’adeguata verifica della clientela di cui all’art. 3 del decreto antiriciclaggio, previo accreditamento, per poi trasmettere tempestivamente alla Camera di commercio le segnalazioni di eventuali difformità tra i dati iscritti nel registro e quelli acquisiti in sede di adeguata verifica. Tali segnalazioni sono consultabili dalle autorità ed è garantito l’anonimato dei soggetti segnalanti;
• altri soggetti (pubblico e soggetti legittimati), senza limitazioni purché non vi sia la presenza di controinteressati. In tal caso l’accesso può essere consentito solo a seguito di richiesta motivata alla Camera di Commercio, la quale trasmette tramite PEC la richiesta di accesso al controinteressato che, entro dieci giorni dalla ricezione, può trasmettere a mezzo PEC una motivata opposizione. Il diniego motivato dell’accesso è comunicato al richiedente tramite PEC, entro venti giorni dalla richiesta di accesso. In mancanza di comunicazione entro il predetto termine, l’accesso si intende respinto.
  Per l’accesso dei dati e delle informazioni di trust e istituti giuridici affini occorre in ogni caso formulare apposita richiesta motivata alla Camera di Commercio.

Dati consultabili

Autorità e soggetti obbligati godono del diritto di consultazione completa; pertanto, hanno accesso a:

• codice fiscale, nome e cognome;
• giorno, mese e anno di nascita;
• luogo di nascita, residenza e cittadinanza;
• condizione da cui deriva lo status di titolare effettivo (partecipazione diretta, indiretta, controllo maggioranza voti, influenza dominante, ecc.);
• le autorità hanno accesso anche a eventuali difformità segnalate dai soggetti obbligati.

Al pubblico spetta invece una consultazione ridotta; infatti, nel caso di consultazione di imprese e persone giuridiche private e solo se non sono presenti controinteressati per ogni titolare effettivo, sono consultabili:

• nome e cognome;
• mese e anno di nascita;
• paese di residenza e cittadinanza;
• condizione da cui deriva lo status di titolare effettivo (partecipazione diretta, indiretta, controllo maggioranza voti, influenza dominante, ecc.).

Impatto sulla riservatezza e sulla tutela del patrimonio

Questo registro costituisce una garanzia di informazioni per individuare i titolari effettivi delle società, con l’obiettivo di contrastare il riciclaggio di denaro; tuttavia, esso ha ricadute sulla riservatezza di tali dati e, pertanto, anche su eventuali strategie aziendali che implichino tale riservatezza.
Indubbiamente questa novità avrà un forte impatto sull’attività delle società fiduciarie e sui vantaggi che il soggetto ne trae. Infatti, fino ad oggi, avvalendosi di una società fiduciaria era possibile ottenere la totale riservatezza del titolare effettivo della quota di partecipazione sociale, il quale, non risultando nella visura camerale della società, poteva avviare il proprio progetto imprenditoriale mantenendo anonima la sua identità per un periodo di tempo determinato o indeterminato.
In seguito all’istituzione del registro, questa possibilità di anonimato sarà indubbiamente intaccata, sia nel caso di società fiduciarie che schermano quote sociali che in caso di società fiduciarie che gestiscono patrimoni immobiliari. In caso di società fiduciaria con quote superiori al 20%, la società di capitali è infatti tenuta alla comunicazione del titolare effettivo in Camera di Commercio, con conseguente pubblicazione nel pubblico registro.
Si potrebbe pensare che la via ideale possa essere quella di costituire quattro società fiduciarie, in modo che ognuna di esse possa gestire il 20% del patrimonio; tuttavia, ciò comporterebbe una spesa quadruplicata.
Ci si chiede dunque che senso abbia costituire una società fiduciaria e se avranno ancora ragione di esistere, dato che l’istituzione di tale registro consentirebbe anche ai creditori di venire a conoscenza della titolarità effettiva da parte del debitore, che potrebbe vedersi perseguito in seguito alla conoscenza di tali informazioni.