Tracciabilità delle spese per vitto, alloggio, trasporti e rappresentanza dal 2025

L’entrata in vigore delle nuove regole sulla tracciabilità delle spese di vitto, alloggio, trasporti e rappresentanza, a partire dal 1° gennaio 2025, sta già avendo un impatto significativo su imprese e professionisti. Le nuove normative obbligano tutti i soggetti a documentare queste spese esclusivamente tramite strumenti di pagamento elettronici, come carte di credito, carte di debito, bonifici bancari o sistemi di pagamento tracciabili. Questo approccio, introdotto per migliorare la trasparenza e combattere l’evasione fiscale, richiede anche una gestione più attenta della documentazione associata a queste spese, con un maggiore coinvolgimento di software gestionali e strumenti digitali.

In questo articolo analizziamo le novità 2025 sulla tracciabilità delle spese aziendali, approfondendo gli obblighi introdotti per imprese, professionisti e dipendenti. Vedremo come rispettare le regole di deducibilità previste dal TUIR per vitto, alloggio, trasporti e rappresentanza, con consigli pratici per evitare sanzioni e ottimizzare la gestione fiscale.

Obblighi per imprese e professionisti

Dal 2025, tutte le spese relative a vitto, alloggio, trasporti e rappresentanza possono essere considerate deducibili solo se rispettano specifici requisiti di tracciabilità. In particolare:

• Pagamenti elettronici obbligatori: Non sarà più possibile utilizzare contanti per queste tipologie di spesa. I pagamenti dovranno essere effettuati esclusivamente tramite strumenti tracciabili, come carte di credito o debito, bonifici bancari o altri mezzi che consentano la registrazione della transazione. Questa regola mira a rendere più facile per l’Agenzia delle Entrate verificare l’autenticità delle spese dichiarate e prevenire irregolarità.
• Conservazione dei documenti giustificativi: Non basta che la transazione sia tracciabile: sarà necessario conservare una copia del documento fiscale associato, come fatture o ricevute, che riportino chiaramente:
  • Il nome del fornitore o del servizio erogato;
  • La natura della spesa (ad esempio: “pranzo di lavoro”, “biglietto aereo”, “soggiorno alberghiero”);
  • La data e l’importo pagato.
• Regole specifiche per le spese di rappresentanza: Queste ultime, spesso considerate le più controverse, dovranno essere giustificate in modo dettagliato. Sarà necessario dimostrare il legame tra la spesa e un obiettivo aziendale specifico (es. fidelizzazione clienti o sviluppo del business). Inoltre, per queste spese, sono previsti dei limiti di deducibilità che restano fissati entro una percentuale del fatturato annuo (attualmente pari all’1%, come da normativa vigente).

Il mancato rispetto di questi requisiti comporterà la perdita del diritto alla deducibilità fiscale della spesa e potrà esporre le imprese o i professionisti a controlli più serrati e, in caso di irregolarità, a sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Spese di vitto e alloggio

Le spese di vitto e alloggio, essenziali per molti professionisti e imprese che operano in trasferta o durante incontri di lavoro, rientrano tra le categorie maggiormente impattate dalle nuove regole di tracciabilità. Dal 2025, per poter essere dedotte fiscalmente, queste spese devono rispettare criteri molto precisi:

• Pagamenti elettronici obbligatori

 Pranzi, cene e soggiorni alberghieri devono essere pagati tramite strumenti tracciabili, come carte o bonifici. Questo vale anche per i rimborsi aziendali effettuati ai dipendenti o collaboratori: il rimborso sarà deducibile solo se il pagamento originario risulterà tracciabile.

• Fattura o ricevuta intestata

 La documentazione della spesa deve essere intestata alla società o al professionista. Fatture “anonime” o scontrini non intestati non saranno più accettati ai fini della deducibilità, nemmeno in casi marginali. È quindi fondamentale richiedere sempre una fattura con indicazione della partita IVA o del codice fiscale del soggetto che sostiene la spesa.

• Coerenza e necessità della spesa

 È indispensabile che le spese di vitto e alloggio siano strettamente collegate all’attività lavorativa o aziendale. Ad esempio, una cena con un cliente finalizzata a discutere una trattativa o una trasferta per partecipare a un evento professionale sono spese che rientrano nella deducibilità. Viceversa, spese non motivate o non documentate adeguatamente rischiano di essere disconosciute in sede di controllo fiscale.

Per quanto riguarda la deducibilità, le percentuali rimangono quelle stabilite dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR). In particolare:

• Per le imprese, le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75% del loro valore, a condizione che siano inerenti all’attività lavorativa.
• Per i professionisti, la deducibilità è limitata al 75% ma con un ulteriore tetto massimo del 2% dei compensi dichiarati nell’anno.

Queste regole non solo impongono maggiore attenzione alla fase di pagamento e raccolta documentale, ma richiedono anche un controllo interno più rigoroso, soprattutto per chi gestisce team in trasferta.

Spese di trasporto

Le spese di trasporto rappresentano un’altra categoria di costi sottoposta a controlli più stringenti dal 2025. Che si tratti di biglietti aerei, ferroviari, noleggio auto o carburante, tutte queste spese devono rispettare i requisiti di tracciabilità per essere deducibili. Vediamo le regole principali e le implicazioni per imprese e professionisti.

• Pagamenti obbligatori con strumenti elettronici

 Anche per i trasporti, il pagamento in contanti è stato completamente abolito se si desidera dedurre le relative spese. Questo riguarda non solo i mezzi pubblici (es. biglietti di treno o aereo), ma anche servizi come taxi, car sharing e noleggio veicoli. È quindi indispensabile che i dipendenti o i professionisti utilizzino carte aziendali o personali per tracciare ogni singola spesa.

• Documentazione chiara e intestazione

 La documentazione del trasporto (es. ricevute, fatture o biglietti) deve riportare informazioni chiare sull’utilizzatore e sull’azienda o il professionista che sostiene il costo. Ad esempio, se un dipendente acquista un biglietto ferroviario, sarà necessario che il documento indichi il suo nome e, ove possibile, i dati aziendali. In assenza di questa documentazione, la spesa non potrà essere considerata deducibile.

• Deducibilità variabile in base alla tipologia di trasporto

 Le regole sulla deducibilità fiscale delle spese di trasporto variano a seconda della modalità:

• • Carburante per veicoli aziendali: È deducibile al 100% per i mezzi utilizzati esclusivamente per attività lavorative, mentre scende al 20% per i veicoli a uso promiscuo. È obbligatorio documentare l’acquisto tramite fattura elettronica.
  • Biglietti aerei e ferroviari: Sono deducibili al 100% se strettamente connessi a trasferte lavorative.
  • Taxi e noleggio veicoli: Sono deducibili al 100% se supportati da ricevute o fatture che attestano la destinazione e il motivo del viaggio.

• Rimborsi ai dipendenti

 Anche i rimborsi per le spese di trasporto sostenute dai dipendenti devono seguire i criteri di tracciabilità. Questo significa che, oltre alla ricevuta o fattura, l’azienda deve dimostrare che il pagamento del rimborso sia avvenuto tramite bonifico bancario o altro strumento tracciabile.

La mancata osservanza delle nuove regole non solo può portare alla perdita della deducibilità fiscale, ma potrebbe anche esporre il contribuente a verifiche più approfondite da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Spese di rappresentanza

Le spese di rappresentanza, considerate una delle categorie più “delicate” e soggette a contestazioni in sede fiscale, sono regolamentate in maniera ancora più stringente dal 2025. L’obiettivo è garantire che tali spese siano effettivamente collegate ad attività di promozione aziendale e non mascherino costi personali o non pertinenti. Vediamo quali sono le principali novità.

Definizione e tracciabilità delle spese di rappresentanza

 Le spese di rappresentanza comprendono tutte quelle sostenute per iniziative volte a promuovere l’immagine aziendale o favorire relazioni con clienti, partner o fornitori. Rientrano in questa categoria, ad esempio, l’organizzazione di eventi aziendali, la distribuzione di omaggi o la partecipazione a fiere e congressi. Dal 2025, tutte queste spese devono essere pagate tramite strumenti tracciabili (carte, bonifici, ecc.) e documentate con fatture o ricevute.

Limiti di deducibilità

 Le spese di rappresentanza sono deducibili entro un limite massimo fissato in percentuale sui ricavi o compensi dell’anno. Attualmente, il limite è pari all’1% del fatturato annuo per le imprese, ma è fondamentale monitorare la soglia per non incorrere in problemi durante i controlli fiscali. Per importi superiori, la spesa verrà automaticamente esclusa dalla deducibilità.

Documentazione obbligatoria e motivazione della spesa

 Dal 2025, l’Agenzia delle Entrate richiede una documentazione dettagliata per giustificare le spese di rappresentanza. Ogni spesa deve essere accompagnata da una descrizione chiara che indichi:

• • L’evento o l’occasione a cui è collegata la spesa (es. “cena aziendale con clienti”, “partecipazione a fiera X”);
  • L’obiettivo aziendale perseguito (es. fidelizzazione del cliente, promozione del brand);
  • La lista dei partecipanti, ove possibile, o l’indicazione dei beneficiari.

Omaggi aziendali

 Gli omaggi, spesso utilizzati come strumento di rappresentanza, continuano a seguire regole specifiche. Se di valore inferiore a 50 euro (IVA inclusa), sono completamente deducibili; oltre questa soglia, devono rispettare i criteri di tracciabilità e non superare i limiti di deducibilità annuali.

Controlli e rischi di contestazione

 Le spese di rappresentanza sono frequentemente soggette a contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate, poiché talvolta vengono utilizzate per mascherare spese personali. Dal 2025, i controlli saranno più severi, e le aziende dovranno dimostrare la coerenza tra queste spese e l’attività aziendale dichiarata.

L’introduzione di queste regole non solo impone una maggiore attenzione nella pianificazione e gestione delle spese di rappresentanza, ma rende fondamentale dotarsi di strumenti digitali per monitorarle in tempo reale e prevenire errori o irregolarità.

Interventi sul reddito di lavoro autonomo

Per i lavoratori autonomi, la normativa prevede che le spese di rappresentanza siano deducibili con le stesse limitazioni delle imprese (attualmente l’1% dei ricavi o compensi). Anche in questo caso, dal 2025, vige l’obbligo di rispettare i criteri di tracciabilità e documentazione dettagliata. Tra le spese rientrano, ad esempio, i costi per omaggi ai clienti, ma solo se legati a un’attività promozionale o commerciale chiaramente documentata.

Altre spese professionali deducibili

L’articolo 54 del TUIR include anche altre tipologie di spese deducibili per i lavoratori autonomi, come i costi per strumenti di lavoro, affitto di uffici o consulenze esterne. Tuttavia, con le nuove regole, è necessario assicurarsi che ogni pagamento sia tracciabile e che i documenti fiscali siano conservati in modo ordinato. Inoltre, l’Agenzia delle Entrate sta rafforzando i controlli su tutte le spese dedotte, richiedendo una rigorosa dimostrazione del nesso tra i costi sostenuti e l’attività lavorativa.

Queste modifiche hanno un impatto diretto sulla gestione quotidiana dei professionisti, che dovranno adottare strumenti e procedure adeguati per garantire la conformità con la normativa e minimizzare il rischio di contestazioni fiscali.

Interventi sul reddito di impresa

Anche il reddito d’impresa, regolamentato dall’articolo 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), è stato interessato da importanti novità con l’introduzione delle regole di tracciabilità per le spese di vitto, alloggio, trasporti e rappresentanza a partire dal 2025. Questo articolo disciplina in particolare la deducibilità delle spese relative al personale dipendente e collaboratori, nonché i costi aziendali strettamente connessi allo svolgimento dell’attività di impresa.

L’articolo 95 stabilisce che tutte le spese direttamente collegate al personale dipendente siano deducibili integralmente, purché rispettino i nuovi criteri di tracciabilità e documentazione. Ciò include:

• Indennità di trasferta e rimborsi spese;
• Costi per la formazione del personale;
• Spese per viaggi o trasferte necessarie allo svolgimento dell’attività aziendale.

Questi interventi all’art. 95 del TUIR, sebbene più stringenti, puntano a garantire una maggiore trasparenza nella gestione dei costi aziendali, riducendo i rischi di contestazione e promuovendo l’uso di strumenti digitali per la gestione delle spese.

Controlli rafforzati e obblighi di trasparenza

Le nuove regole impongono alle imprese un livello di controllo interno più elevato, con particolare attenzione alla gestione dei rimborsi spese per i dipendenti. In caso di irregolarità nella documentazione o di mancata tracciabilità dei pagamenti, le spese potrebbero essere disconosciute dall’Agenzia delle Entrate, con conseguenze in termini di recupero dell’imposta e sanzioni amministrative.

Interventi sul reddito di lavoro dipendente

La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto significative novità in merito ai rimborsi spese per i lavoratori dipendenti, integrando l’articolo 51, comma 5, del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR). Grazie all’articolo 1, comma 81, lettera a), della nuova manovra, è stato stabilito che i rimborsi relativi a vitto, alloggio e trasporto non concorrano alla formazione del reddito di lavoro dipendente solo se tali spese sono sostenute utilizzando strumenti di pagamento tracciabili.

Cosa prevede la nuova norma

In concreto, la norma stabilisce che i rimborsi spese erogati dal datore di lavoro per:

• Pasti e pernottamenti durante trasferte o viaggi aziendali;
• Trasporti pubblici e privati, inclusi autoservizi pubblici non di linea (come taxi o noleggio con conducente – NCC);

non concorrono alla formazione del reddito imponibile del lavoratore dipendente (e quindi non sono soggetti a tassazione), a patto che siano rispettati i seguenti requisiti:

• Le spese devono essere documentate con ricevute o fatture intestate al lavoratore o al datore di lavoro;
• I pagamenti devono essere effettuati utilizzando strumenti tracciabili, come carte di credito, carte di debito, bonifici bancari o altri sistemi digitali di pagamento;
• Il datore di lavoro deve conservare tutta la documentazione giustificativa per eventuali controlli fiscali.

Implicazioni per il lavoratore e il datore di lavoro

• Per i lavoratori dipendenti: La norma garantisce che i rimborsi spese non costituiscano un reddito tassabile, evitando un aumento dell’imponibile IRPEF. Tuttavia, i lavoratori devono prestare attenzione a utilizzare metodi di pagamento tracciabili per ottenere il rimborso in modo corretto.
• Per i datori di lavoro: Diventa indispensabile implementare procedure più rigorose per la gestione dei rimborsi, con l’introduzione di strumenti gestionali in grado di verificare che ogni spesa rimborsata rispetti i requisiti di tracciabilità.

Considerazioni finali

Le novità introdotte nel 2025 sulla tracciabilità delle spese di vitto, alloggio, trasporti e rappresentanza richiedono maggiore attenzione da parte di imprese, professionisti e lavoratori dipendenti. Il rispetto degli obblighi di pagamento tracciabile e di documentazione dettagliata non è solo fondamentale per mantenere la deducibilità fiscale, ma anche per evitare sanzioni e contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Adeguarsi a queste regole può sembrare complesso, ma con il supporto di un consulente fiscale esperto è possibile semplificare la gestione delle spese e garantire il rispetto della normativa. Se hai dubbi su come applicare le nuove disposizioni o desideri ottimizzare la gestione fiscale della tua attività, contattaci per una consulenza personalizzata: insieme troveremo le soluzioni più adatte alle tue esigenze.